Как загрузить рекомендованный договор в CRM системе distant-office.ru

Для правильной организации работы, установления необходимых взаимотношений, уровня ответственности между вами и вашими туристами вашей и клиента в CRM системе distant-office.ru, есть возможность, использовать рекомендованный договор для работы, разработанный командой профессионалов юридического отдела, со всеми внесенными поправками, в связи с изменением законодательства, а также с актуальными финаносовыми гарантиями ТО.

Давайте посмотрим, где Вы можете редактировать и загрузить свой договор для работы в систему.
Для загрузки и редактирования договора, необходимо перейти по вкладке «Настройки» далее «Договоры и сертификаты», выбираем новый договор», кликаем редактировать, ниже выбираем «Подставить шаблон» . После загрузки договора, спускаемся ниже и сохраняем изменения.
Договор прогружен в систему и сохранен.

тестт аываывым аыпиыа

фвафывафвы ыва ыва

пи

уп

иуеру па артаертн ткеноенго

ыва

м

ывамваым

ыыу

Иногда , при подборе туров, мы сталкиваемся с ситуациями,
что агрегатор туров не отображает нужных нам результатов или мы уже нашли интересующее предложение на сайте ТО.
Чтобы оперативно создать и отправить заявку в систему бронирования нам потребуется.
С главной страницы перейти в меню «запросы» и выбрать «Оформить вручную»
Для начала необходимо заполнить форму (справа) с данными туриста - именем отчества и телефоном, для внесения в Вашу базу клиентов, CRM системы distant-office, а также для оформления договора, мы рассмотрим это в отдельном уроке.
Далее в соответствующих полях, вносим данные по найденному предложению, указываем направление, отель, выбираем из списка Туроператоров нужного, вносим самостоятельно параметры продолжительности и питания и размещения, согласно данным ТО. Кликаем по кнопке «Оформить договор» На следующей странице, оформление происходит стандартно, как при подборе тура в поисковике distant-office.

Мы часто задаемся вопросом, как внести изменения в оформленный заказ (данные паспорта, ФИО туристов, или изменить параметры тура)

1. Для того чтобы изменения затронули Ваш Договор с туристом и бланк Заказа, необходимо зайти в меню «В работе», «Мои заявки» и в столбце «Турист-история»(№ заказа) перейти по фамилии туриста, кликнув далее редактировать договор. После меняем интересующие данные, кликаем сохранить. Изменения внесены и сохранены. Можем увидеть это в договоре или бланке заказа. Но в ЦБС, в активной заявке изменений не произойдет. Этот способ исключетельно для Ваших внутренних заявок

2. В случае, если вам необходимо внести изменения в уже отправленный и забронированный заказ в ЦБС «ОНЛАЙНТУР.ру» Нужно перейти по вкладке ЦБС, выбрать из таблицы нужную заявку, и перейти по столбцу «Письм Доки», кликнуть на стрелки или кругляшок. В открывающемся окне, переходим к «Сообщения коллегам (себе)» вводим информацию, которую желаем внести (изменить) и кликаем кнопку «внести изменения». Сообщение получено и будет обработано кураторами

При авторизации в системе, вы попадаете в таблицу Ваших активных заявок. И конечно, нужно уметь пользоваться данной таблицей и данными которые в ней отображаются

1. Столбец Оформлено – в нем указан номер внутренней заявки, ваш ID, эти данные будут нужны для проведения оплаты, а также здесь видны дата и время создания заявки.
2. Столбец отображает Фамилию туриста (Наименование заказчика)
3. Столбец – дата вылета.
4. Кнопка счет для формирования счета на оплату.
5. Способ бронирования ручное или самостоятельное.
6. Столбец в нем вы можете проверить статус вашей заявки
7. Виден ID менеджера ведущего заказ
8. Важный столбец – в нем указывается номер забронированной заявки у ТО
9. В этом окне будет видна сумма, которую внесли при оплате
10. Здесь отображается сумма оплаченная Туроператору ЦБ
11. Название ТО / сообщения от ТО по заявке.
12. Письм/доки – переписка с кураторами ЦБ по заявке.

Основным способом связи и обмена сообщениями в забронированной заявке является переписка в личном кабинете CRM системы distant-office.
Для отправки сообщения, нужно выбрать заявку из таблицы ЦБС, и в столбце письм/доки, кликнуть на синюю стрелку или кружек. В появившемся окне «Сообщение коллегам/себе» отправляем запрос. На этой же странице будет виден ответ куратора. Все запросы по заявке, как по изменению данных, выгрузке документов, так и по внесению любых изменений, указываются в данной переписке.
Важно: Отправлять сообщения(запросы) последовательно и не писать несколько запросов сразу. Нужно дождаться ответа на запрос от кураторов, и отправлять следующий

Коллеги, думаю всем интересно быть в центре событий, и знать, что происходит с Вашей заявкой забронированной через ЦБС ОНЛАЙНТУР.ру, в личном кабинете ТО.

Сейчас мы с Вами узнаем, где это можно отслеживать.
Переходим по вкладке ЦБС. В таблице с вашими заявками, справа, в столбце «ТО – название» отображаются желтые кружки. Кликнув на желтый кружок, переходим на страницу с сообщениями от Туроператора по данной заявке. (Подтверждение состава тура, отказ, альтернативы, сроки оплаты, изменение времени вылета..) Все изменения, происходящие с вашей заявкой, отображаемые в личном кабинете ТО можно отслеживать в желтых кружках.
Легко и информативно!

Уважаемые коллеги!
Хочу обратить ваше внимание на основное правило стабильной работы прямого (самостоятельного) бронирования у партнеров ЦБС ОНЛАЙНТУР.ру Первостепенно - это корректное и своевременное внесение номера заявки ТО, в Ваш личный кабинет CRM системы Distant-office.ru
Внесение заявки происходит так. По вкладке ЦБС, переходим к 1 столбцу «Оформлено», и кликаем на внутренний 5-и значный номер заявки. В новом окне «Редактирование Договора» спускаемся вниз, в строчке «Подтверждено туроператором» в окне № заявки у ТО вводим номер заявки и сохраняем, нажатием клавиши Enter, на клавиатуре. Заявка сохранена. Быстро и легко.
Важно! Исключена отправка номера заявки ТО в системе сообщений (переписка с кураторами), как и отправка на электронную почту. При данных способах отправки, а также при внесении номера заявки более чем через 15 минут от создания, заявки будут считаться неактивными и получат, в результате , статус автоанулляции

Одним из важных элементов в работе с CRM системой distant-office, и конечно с Центром бронирования, является умение правильно и корректно запрашивать и выставлять счета на оплату заявок.

Для оплаты заявки по средствам расчетного счета сначала нужно отправить запрос на выставление счета у кураторов в окне переписке. Далее, после того как ответ получен, в таблице ЦБС кликнуть на кнопку «Счет». Откроется готовый счет на оплату с реквизитами и указанием предмета платежа. Его можно распечатывать и производить оплату.
Важно: после проведения оплаты нужно прописать в переписке, сумму и способ оплаты. Для зачисления денежных средств по курсу текущего дня, оплату следует производить не позднее 14:00

Стоит обратить большое внимание, для согласованной работы, на статус проведения платежа произведенного по средствам расчетного счета. Сейчас мы узнаем где и как можно это сделать.
После того как счет запрошен, выставлен и оплата произведена, в таблице ЦБС, в столбце «оплачено ТА», мы увидим сумму, которую оплатили, при поступлении на р/с Центра Бронирования.
Окно будет гореть зеленым цветом, что означает оплату по безналичному расчету.
Далее в следующем столбце, «Оплачено ТО» отображается статус проведения оплаты по данной заявке ТО. Графа «Долг ТА» означает возможную недоплату или переплату по заявке.

Для оплаты заявки через платежные системы, нам понадобится следующее.
Сначала в окне переписки(письм/доки) запрашиваем открытие доступа на оплату(предоплату) сообщением. После того как доступ открыт, это обусловлено сообщением от куратора ЦБ в окне переписки, заходим в таблицу ЦБС, выбираем нужную заявку и в первом столбце оформлено, кликаем на 5и значный номер внутренней заявки. В окне редактирование договора, на самом верху , перед нами номер договора 5 знаков /ваш ID номер.
Далее у терминала, находим нужную кнопку ОнлайнТур (с логотипом) и вводим полученный номер договора. Мы попадаем в окно оплаты заявки, где виден внутренний номер и необходимую сумму для оплаты.
Важно: для проведения оплаты заявки по текущему курсу ТО (день в день) через платежные системы, оплату нужно производить до 18:00.

Отследить проведение оплаты заявки через платежные системы, можно аналогичным способом как при безналичной оплате. После того как доступ запрошен и открыт, и оплата заявки произведена, буквально в течении минуты в окне «оплачено ТА» отобразиться оплаченная сумма.
Также в следующем окне, «оплачено ТО» будет отображаться статус и сумма оплаченная ТО Центром Бронирования.

А как же увидеть заявки которые были забронированы в течении всего месяца, или еще раньше. Сейчас узнаем. Во вкладке ЦБС в графе «оформ. с» ставим точку, и в окне дата, указываем, к примеру, первое число месяца,кликаем показать, и перед нами будут все заявки, заведенные с начала месяца.

Для более ранних заявок, забронированных несколько месяцев назад или ранее, аналогично, выставляем интересующую нас дату в графе оформ с. И кликаем на кнопку «показать» Перед нами будут отображаться все заявки заведенные за указанный период.

Чтобы сформировать отчет нам нужно. Перейти на страницу ЦБС, и выбрать месяц, за который нужно сформировать отчет, в графе «оформлено с» После выдачи заявок за указанный период, выставляем галочку в параметре в крайнем правом столбце, «Есть отчет». Далее выбираем нужные нам заявки для формирования отчета (окраска в зеленый, красный цвет) в столбце оплаты.

Над таблицей выставляем галочку в графе нет отчета. Кликаем кнопку сохранить. Мы видим заказы, нужные нам. Ниже перед нами кнопка «Отчет агента – Схема №1» Переходим и можем отправлять на печать готовый отчет агента, с данными по заказам, и реквизитами компаний.

Ситуация: Менеджер турагентства отправляет сообщение клиенту в ЛК, но сообщение на приходит на электронную почту.

Причина: Часто, агентства используют бесплатные почтовые ящики типа list.ru, inbox.ru, mail.ru и т.п., которые могут блокироваться почтовыми серверами.

Решение: Зарегистрируйте почтовый ящик на другом сервисе и замените его в реквизитах. Как это сделать, описано в разделе "Внесение реквизитов".

Есть 2 способа сообщить об ошибке, сбое работы системы. Первый - или из меню «Запросы» переходим во вкладке «Поиск туров» и справа над формой поиска, кликаем по примечанию «сообщить об ошибке» Второй это в меню «Макретинг» выбираем вкладку «Тех.поддержка»

Открывается форма. В теме указываем - о какой ошибке хотим сообщить, ниже – что неисправно, или не работает, ниже копируем строчку из поиска тура, и главное - это прикрепить скриншот (фото экрана) для представления более полной картины техническому отделу, выбираем файл, загружаем его и кликаем на кнопку «отправить письмо» Кстати, для наиболее наблюдательных, проводиться розыгрыш бесплатных рекламных туров.