Для работы с неотвеченными звонками согласно инструкции необходимо проверять раздел «Звонки+СМС» менеджером в течение рабочего дня когда есть время, но не менее 2-х раз в день: в 14 часов и в конце рабочего дня каждым сотрудником.
Цель работы с данным разделом: восстановить все не отвеченные звонки туристов для создания заявок и для последующей работы и оформления договоров.
1. В разделе — «Входящие звонки» перезвонить на неотвеченные контакты, они обозначены прочерком под телефоном звонящего, создать заявки для работы с последующей обработкой данного запроса или написать в примечании причину невозможности создания заявки. (например, «рекламный звонок», «ошиблись номером» и т. д.). Все, что обозначено красным цветом в графе «Имя в базе-история» требует действия.
2. Прежде чем создавать заявку, необходимо удостовериться, что данный звонок был не по ранее забронированному туру или по ранее созданной заявке. Для этого в разделе — «поиск заявок» через указанный телефон попытаться узнать историю данного контакта.
3. Если запрос содержит информацию о приходе в офис туриста, то ему необходимо перезвонить и удостовериться,что клиент знает как доехать до офиса, время работы офиса и т.д.
5. Если телефон звонящего выделяется системой цветовым полем - это значит, что турист имеет оформленный договор или ранее оформлялся у нас.
6. Для осуществления звонка необходимо нажать курсором на логотип телефонной трубки в СРМ — системе office-bonusonline. Трубка рабочего смартфона должна быть рядом, т. к. происходит набор номера автоматически на вашем телефоне.
7. В случае, если звонок был совершен определенному менеджеру, который в данный момент не находится в офисе, то перезванивают коллеги данного офиса в том случае, если менеджер находится на выходном, в отпуске или отсутствует надолго.
8. Звонки обозначаются серым цветом в том случае, когда менеджер находится на выходном дне.
9. В случае, если турист хотел бы связаться с определенным сотрудником из другого офиса, переводим звонок согласно инструкции.
10. Проверку звонков необходимо совершать не менее 2-х раз в течение рабочего дня (в 15:00 и перед уходом из офиса в конце рабочего дня).